چرا مدیریت وظایف برای کسب‌وکارها حیاتی است؟
در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، مدیریت بهینه وظایف یک امر حیاتی است. بدون یک سیستم مناسب برای مدیریت وظایف، همه چیز ممکن است به هم بریزد؛ از هماهنگی‌های داخلی گرفته تا پیگیری سفارشات و ارسال سفارشات. حتی کوچک‌ترین اشتباه می‌تواند به از دست دادن فرصت‌های تجاری و نارضایتی مشتریان منجر شود. به همین دلیل است که هر کسب‌وکاری به یک سیستم مدیریت وظایف کارآمد نیاز دارد تا بتواند تمام پروژه‌ها و وظایف را به شکلی موثر و به‌موقع انجام دهد.
بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها ممکن است با ابزارهایی مانند Trello آشنا باشند؛ ابزارهایی که مدیریت وظایف را ساده‌تر و سازمان‌دهی شده‌تر می‌کنند. اما آیا تصور کرده‌اید اگر چنین سیستمی درون یک سیستم حسابداری موجود باشد، چقدر می‌تواند کار را آسان‌تر کند؟ اینجاست که ماژول مدیریت وظایف در سیستم حسابداری ماتریس به میان می‌آید.
مدیریت وظایف در ماتریس؛ از ایده تا اجرا
ماژول مدیریت وظایف ماتریس، تمام امکانات و ویژگی‌هایی که شما از یک سیستم مدیریت وظایف مانند Trello انتظار دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد، اما با یک تفاوت عمده: یکپارچگی با سیستم حسابداری.
ایجاد لیست‌ها و کارت‌های نامحدود: شما می‌توانید برای هر پروژه یا فعالیتی، لیست‌های مختلفی ایجاد کنید و در هر لیست، کارت‌هایی تعریف کنید که هرکدام از آنها به یک وظیفه مشخص مربوط می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک فروشگاه دارید، می‌توانید لیستی برای پیگیری سفارشات مشتریان و لیست دیگری برای هماهنگی با تأمین‌کنندگان ایجاد کنید و یا اینکه با استناد به استاندارد کانبان لیست هایی با عنوان (برای انجام، درحال انجام، انجام شده) بسازید تا از وضعیت کلی تسک های سازمانتان مطلع گردید.
اضافه کردن توضیحات و یادداشت‌ها: داخل هر کارت، می‌توانید توضیحات دقیقی بنویسید تا تمامی اعضای تیم بدانند دقیقاً چه کاری باید انجام دهند. برای مثال، اگر سفارش یک مشتری نیاز به پیگیری دارد، توضیحات مربوط به تأخیر در ارسال محصول را در کارت یادداشت کنید.
اضافه کردن لیبل‌ها: با استفاده از لیبل‌ها، می‌توانید اولویت‌ها یا وضعیت هر وظیفه را مشخص کنید. مثلاً برای فاکتورهای اولویت‌دار، یک لیبل قرمز تعیین کنید تا بلافاصله به چشم بخورد و یا برای پیگیری سفارشاتتان چند لیبل با عنوان (سفارش از اینستاگرام، سفارش از وبسایت، سفارش تلفنی) ایجاد کنید و هرکدام را براساس وضعیت هر تسک به آن الصاق نمایید.
اساین کردن کاربران: هر کارت می‌تواند به چندین کاربر اختصاص داده شود. به عنوان مثال، اگر نیاز دارید که تیم ارسال و بسته‌بندی هر دو بر روی یک سفارش کار کنند، می‌توانید کارت مربوطه را به اعضای هر دو تیم اختصاص دهید.
ثبت کامنت‌ها و تغییرات: کاربران می‌توانند در زیر هر کارت، کامنت بگذارند و تمام تغییراتی که در وظیفه ایجاد می‌شود، به طور خودکار ثبت می‌شود. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که به راحتی پیگیری کنید که هر تغییری در چه زمانی و توسط چه کسی انجام شده است. این ویژگی به‌ویژه در تیم‌هایی که افراد مختلف روی یک پروژه کار می‌کنند بسیار مفید است، زیرا هر عضو می‌تواند تغییرات و نظرات خود را به سرعت با سایر اعضا به اشتراک بگذارد و شفافیت در فرآیند انجام کارها حفظ شود.
تعیین تاریخ پایان و چک‌لیست: یکی از بهترین قابلیت‌های این ماژول، امکان تعیین تاریخ پایان برای هر کارت است. علاوه بر این، می‌توانید چک‌لیست‌هایی برای هر وظیفه تعریف کنید تا تمام زیرکارهای آن به‌درستی انجام شوند. فرض کنید یک سفارش پیچیده دارید؛ می‌توانید یک چک‌لیست برای تکمیل بخش‌های مختلف آن (بسته‌بندی، ارسال، صدور فاکتور) ایجاد کنید تا مطمئن شوید هیچ جزئیاتی از قلم نمی‌افتد.
مزایای ویژه ماژول مدیریت وظایف ماتریس
یکی از بزرگترین مشکلات در بسیاری از کسب‌وکارها، فراموش کردن وظایف مهم مانند ارسال سفارشات یا پیگیری مشتریان است. این ماژول به شما کمک می‌کند تا هیچ وظیفه‌ای را از دست ندهید. برای مثال، اگر قرار است محصولی در تاریخ خاصی ارسال شود، سیستم می‌تواند به شما یادآوری کند تا از تأخیر جلوگیری کنید.
همچنین، با یکپارچگی این ماژول با سیستم حسابداری، تمامی اطلاعات مربوط به وظایف در کنار اطلاعات مالی شما قرار می‌گیرد. برای مثال، وقتی که یک کارت مربوط به پیگیری یک فاکتور یا سفارش ایجاد می‌کنید، می‌توانید اطلاعات مالی آن را مستقیماً از سیستم حسابداری ببینید. این قابلیت باعث می‌شود که مدیریت مالی و وظایف به هم مرتبط باشند و هیچ کدام از دیگر جدا نباشد.
چگونه کسب‌وکار شما از این ماژول بهره‌مند می‌شود؟
این ماژول مدیریت وظایف می‌تواند در هر بخشی از کسب‌وکار شما به کار گرفته شود. اگر فروشگاه اینترنتی دارید، می‌توانید از آن برای مدیریت پیگیری سفارشات، هماهنگی با تأمین‌کنندگان، و حتی یادآوری پرداخت‌های معوقه استفاده کنید. برای مثال، یک فروشگاه آنلاین می‌تواند تسک‌هایی برای پیگیری سفارشات معلق و ارسال محصولات در زمان مقرر تعریف کند تا هیچ سفارشی از قلم نیافتد.
اگر در حوزه خدمات فعالیت می‌کنید، این سیستم به شما کمک می‌کند که پروژه‌های مختلف خود را پیگیری کنید و به راحتی وضعیت هر یک از آنها را به مشتریان اطلاع دهید. به‌عنوان مثال، اگر در حال اجرای یک پروژه طراحی وبسایت هستید، می‌توانید وظایف مختلف تیم طراحی، برنامه‌نویسی، و محتوایی را مدیریت کنید و به راحتی پیشرفت هر کدام را مشاهده کنید.
چرا ماتریس؟
سیستم حسابداری ماتریس، یک راهکار جامع و کامل برای مدیریت مالی و کسب‌وکار شماست. علاوه بر ارائه ویژگی‌های کامل در حوزه حسابداری، این سیستم با اضافه کردن ماژول‌هایی مانند مدیریت وظایف، مدیریت سفارشات و مدیریت انبار، یک راه‌حل کامل برای تمامی نیازهای کسب‌وکارها فراهم می‌کند. این ویژگی‌ها ماتریس را به یک انتخاب بی‌نظیر برای شرکت‌ها و فروشگاه‌های مختلف تبدیل کرده است.
علاوه بر تمامی مزایایی که ذکر شد، پشتیبانی دائمی و رایگان این سیستم نیز یکی از نقاط قوت آن است. شما می‌توانید در هر زمانی سوالات و مشکلات خود را با تیم پشتیبانی در میان بگذارید و از آموزش‌های ارائه شده بهره‌مند شوید.
دموی رایگان و نسخه آزمایشی
آیا هنوز مطمئن نیستید که این سیستم برای کسب‌وکار شما مناسب است؟ نگران نباشید! ما به شما این امکان را می‌دهیم که برای 25 روز به‌صورت رایگان از تمامی امکانات این سیستم بهره‌مند شوید. در این مدت می‌توانید تمامی ویژگی‌ها و ماژول‌های مختلف را بررسی کنید و ببینید که چگونه می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند.
برای درخواست نسخه دمو، به سادگی روی لینک زیر کلیک کنید و فرم درخواست را پر کنید.